Estratto dell’Accordo di Contitolarità
Oggetto e scopo del documento
L’accordo di contitolarità (di seguito “Accordo”) ha ad oggetto la disciplina delle modalità e delle condizioni di trattamento dei dati personali relativo alle seguenti società del Gruppo IGD:
- IGD SIIQ S.p.A., con sede legale in Bologna (BO), Via Trattati Comunitari Europei 1957-2007, n. 13 C.F./P.I. 00397420399 (di seguito indicato anche come “IGD SIIQ” o “Contitolare”)
- IGD Management SIINQ S.p.A., con sede legale in Bologna (BO), Via Trattati Comunitari Europei 1957-2007, n. 13, C.F./P.I. 13174580152, (di seguito indicato anche come “Contitolare”)
- IGD Service S.r.l., con sede legale in Bologna (BO), Via Trattati Comunitari Europei 1957-2007, n.13, C.F./P.I. 03961741208 (di seguito indicato anche come “Contitolare”)
- Porta Medicea S.r.l., con sede legale in Bologna (BO), Via Trattati Comunitari Europei 1957-2007, n.13, C.F./P.I. 01591140494 (di seguito indicato anche come “Contitolare”)
di seguito indicati congiuntamente anche come “Contitolari”, sono contitolari del trattamento dagli stessi effettuato in relazione alla gestione delle attività di segnalazione all’Organismo di Vigilanza (di seguito, “Attività”), come meglio specificate all’interno della Procedura n. 26 – Whistleblowing Gruppo IGD, adottata dai Contitolari.
In particolare, l’ Accordo individua e dettaglia le rispettive responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi derivanti dalla normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali, con specifico riferimento a quanto previsto all’art. 26 del GDPR.
Schema generale per l’espletamento delle Attività
I Contitolari congiuntamente hanno concordato di affidare alla società IGD SIIQ S.p.A. le attività di raccolta delle segnalazioni, attraverso la piattaforma disponibile al link https://www.gruppoigd.it/governance/etica-dimpresa/whistleblowing/ o ricezione a mezzo posta, e alle conseguenti attività funzionali alla loro gestione.
In questa fase, i Contitolari trattano, attraverso i rispettivi Organismi di Vigilanza, i dati personali relativi ai segnalanti e, in via eventuale, i dati personali dei soggetti segnalati come sopra individuati. Il trattamento dei predetti dati personali è eseguito attraverso supporti cartacei e/o procedure informatiche da parte dei soggetti facenti parte degli Organismi di Vigilanza dei Contitolari. A tali soggetti è consentito l’accesso ai dati personali nella misura e nei limiti in cui esso sia necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento.
Responsabilità dei Contitolari nel trattamento dei dati personali
Ciascun Contitolare si impegna a:
- trattare, congiuntamente con gli altri Contitolari, i dati personali secondo i principi di liceità, correttezza e trasparenza previsti nel GDPR;
- effettuare esclusivamente i trattamenti necessari e funzionali per lo svolgimento delle attività dedotte nel presente Accordo;
- determinare le modalità attraverso cui consentire agli interessati l’esercizio dei diritti di cui agli artt. 15, 16,17, 18, 20 e 21 GDPR, come meglio specificato al successivo punto 8;
- nei limiti e secondo le modalità definiti al successivo punto 9, rendere le informazioni previste agli artt. 13 e 14 GDPR;
- adottare misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza del trattamento, come meglio specificate al successivo punto 6.
Nello specifico, IGD Siiq S.p.A., in quanto contitolare e come concordato congiuntamente con gli altri contitolari, provvede a:
- gestire la piattaforma informatica delle segnalazioni, come sopra meglio individuata;
- mettere a disposizione degli interessati l’informativa relativa al trattamento svolto da parte dei Contitolari;
- fungere da punto di contatto per le istanze presentate dagli interessati.
Diritti dell’interessato
I Contitolari adottano misure appropriate per fornire all’interessato tutte le informazioni e le comunicazioni relative al trattamento previste dalla normativa applicabile vigente, in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro, secondo le modalità e le limitazioni previste nel presente Accordo e nelle informative rese agli interessati.
Le informazioni sono fornite per iscritto o con altri mezzi, anche, se del caso, elettronici.
Gli interessati potranno contattare i Contitolari al seguente indirizzo: privacy@gruppoigd.it
In ogni caso, ciascun Contitolare si impegna a dare pronta comunicazione agli altri Contitolari delle richieste degli interessati ricevute, in modo da consentire il riscontro, anche congiunto, agli interessati nei termini stabiliti dalla normativa in materia.
